A proteção de livros e documentos durante exposições

A exibição de documentos originais e livros raros em mostras exige a adoção de medidas que reduzam riscos e danos em potencial causados por vetores diversos como condições ambientais, manipulação inadequada ou roubo.

Na etapa de seleção, algumas decisões têm caráter de orientação ou até mesmo de interdição ao uso de documentos fragilizados ou danificados. Critérios de seleção tomam em consideração sob este aspecto a natureza dos originais e o estado de conservação. São estabelecidos o tempo máximo de exposição de cada item, os controles de circulação e registros do estado de conservação antes, durante e após a exposição.

O transporte dos originais entre áreas de guarda, preparação e exibição deve ter em conta a utilização de acondicionadores que protejam os documentos do manuseio e das variações ambientais.

O espaço físico da exposição e os microambientes destinados para cada documento (vitrines e outros mobiliários) devem permitir a visualização adequada dos documentos e atender as exigências de segurança patrimonial, circulação de público e preservação dos originais.

O desenho de vitrines (individuais ou coletivas, se a diversidade de suportes exigir parâmetros distintos) deve apresentar dimensões adequadas e proporcionais aos itens expostos, bem como empregar na sua execução materiais que não interfiram na estrutura dos documentos e os protejam de agressões externas. Os suportes de apoio para os documentos devem atender às características físicas individuais e serem confeccionados em materiais de qualidade arquivística comprovada.

O controle ambiental da sala de exposição de documentos originais deve atender os índices adequados de iluminação, umidade relativa do ar, temperatura e ventilação, além da rotina de limpeza do espaço expositivo. O monitoramento constante durante a mostra busca garantir a manutenção de níveis estáveis dos índices e o estado de conservação dos documentos e suportes.

A segurança patrimonial deve garantir o acesso e fruição das obras pelos visitantes e ao mesmo tempo informar sobre procedimentos como a interdição na sala de exposição de uso de bolsas, mochilas etc, bem como alimentos e bebidas. Completam a lista de procedimentos a serem atendidos a identificação dos visitantes, limitação eventual do número de visitantes na sala, o uso da vigilância presencial e/ou eletrônica e a vistoria dos sistemas de detecção e combate a incêndios.

O Arquivo e o século XXI