CCAD - Comissão Central de Avaliação de Documentos
dezembro de 2009

A Comissão Central de Avaliação de Documentos encerrou o ano de 2009 avaliando e discutindo as propostas de tabelas de temporalidade das Secretarias de Finanças, e de Segurança Urbana, além da do IPREM - Instituto de Previdência Social.

A Secretaria de Finanças solicitou, em novembro, aprovação das alterações realizadas na nomenclatura de algumas tipologias documentais de sua Tabela de Temporalidade Parcial de Atividades-Fim.

Na reunião de 7 de dezembro de 2009, a CCAD deliberou sobre consulta da GCM – Guarda Civil Metropolitana – quanto à retirada de documentos, no caso, abonos, do prontuário de servidor daquela corporação. Os membros da Comissão posicionaram-se contrários à solicitação, visto que o parágrafo 6º, do Decreto n.º 46.400 não deixa dúvidas quanto ao descarte de documentos públicos: “Em nenhuma hipótese será permitida a eliminação de documentos que não constem das tabelas de temporalidade ou não tenham completado os prazos de guarda nelas previstos.” A CCAD orientou a GCM a aguardar a oficialização da Tabela de Temporalidade da Secretaria Municipal de Modernização, Gestão, e Desburocratização, quando os documentos que compõem os prontuários de servidores terão seus prazos de guarda e destinação estipulados.

Ainda na reunião do dia 7 de dezembro p.p., a CCAD manifestou-se, também, quanto às alterações propostas pelo IPREM na sua Tabela de Temporalidade. A entidade solicitou à CSA do IPREM, do mesmo modo que a CSA da GCM, aguardar a publicação da Tabela da Secretaria de Gestão, uma vez que as séries documentais arroladas integram a atividade-fim daquela secretaria.

Na ocasião, discutiram-se ainda as propostas apresentadas na Tabela de Temporalidade do acervo documental do antigo DEIC – Divisão de Informática, Estatística e Comunicação, que reúne a documentação operacional da Guarda Civil Metropolitana, órgão da Secretaria Municipal de Segurança Urbana. Os integrantes da Comissão Central consideraram o referido acervo de guarda permanente, orientando a CSA refazer os prazos de guarda e destinação da documentação.

A CCAD também se manifestou, em setembro, quanto à natureza e destinação do arquivo técnico de EDIF - Departamento de Edificações Públicas, da Secretaria de Infra-Estrutura Urbana – SIURB. O acervo constitui-se, de fato, no arquivo corrente do departamento, mas de caráter permanente, por reunir cerca de 80.000 documentos, entre plantas, memoriais descritivos, sondagens, relatórios técnicos, orçamentos, levantamento de terrenos, e aproximadamente 3.000 projetos de edificações municipais como escolas, teatros, mercados, hospitais, cemitérios, bibliotecas, centros de saúde, de cultura e lazer. Na ocasião, a CCAD sugeriu ainda normas e procedimentos para o acondicionamento e manuseio adequados desse acervo.